Dalam dunia komunikasi digital yang pantas, kecekapan adalah kunci, dan mengurus e-mel anda dengan berkesan boleh menjimatkan masa dan usaha anda. Masuk Kutools AI untuk Outlook, alat berkuasa yang direka untuk meningkatkan pengalaman e-mel anda dengan memperkenalkan kemahiran pintar yang menyelaraskan aliran kerja anda. Sama ada anda sedang merangka e-mel, menterjemah kandungan atau membalas mesej, Kutools AI menawarkan pelbagai keupayaan yang boleh mengubah cara anda berinteraksi dengan e-mel. Dalam tutorial ini, anda akan belajar tentang Kutools AI untuk Outlook, sebab alat ini mesti ada, cara menyediakannya dan cara menyepadukannya ke dalam rutin e-mel harian anda untuk produktiviti maksimum.

• Contoh penggunaan Kutools AI dalam masuk e-mel:
  • Ringkasan E-mel
  • Balas Pantas
• Contoh penggunaan Kutools AI dalam keluar e-mel:
  • Mengarang E-mel
  • Teruskan Menulis

• Peribadikan dan tambah kemahiran untuk kegunaan peribadi
• Tukang jahit membalas dengan cerapan daripada sejarah e-mel
• Kawal mod Manual/Auto dan sesuaikan pilihan paparan

• Kawalan dan akses pantas dalam anak tetingkap AI Kutools
• Mengurus kandungan yang dijana dalam kotak kemahiran
• Amalan terbaik untuk menggunakan Kutools AI

Apakah Kutools AI untuk Outlook?

Kutools AI untuk Outlook ialah ciri lanjutan yang dibangunkan oleh ExtendOffice, menyepadukan teknologi AI dengan lancar daripada model terkemuka seperti OpenAI and GoogleAI ke dalam rutin e-mel harian anda. Sebagai sebahagian daripada suite komprehensif lebih 100 alat dalam Kutools untuk Outlook, ia mengubah cara anda mengurus dan berinteraksi dengan e-mel. Dengan antara muka intuitifnya, Kutools AI menyediakan keupayaan hebat untuk meningkatkan produktiviti anda dalam kedua-dua membaca dan menulis e-mel.

Kemahiran dalam Panel Membaca (Untuk menganalisis dan membalas e-mel yang diterima)

• Ringkasan: Dapatkan ringkasan ringkas untuk memahami dengan cepat perkara utama e-mel yang panjang lebar.
• Balas: Gunakan AI untuk respons yang cekap dan terperinci kepada e-mel. (Menyokong lukisan pada e-mel yang dihantar untuk maklumat yang berkaitan.)
• Balas Pantas: Mempersembahkan pilihan balasan yang berbeza dan menjana respons berdasarkan arah pilihan anda. (Menyokong lukisan pada e-mel yang dihantar untuk maklumat yang berkaitan.)
• Terima Kasih Balas: Hasilkan surat terima kasih yang ringkas untuk membantu anda mengucapkan terima kasih dengan cepat.
• Terjemahan: Terjemahkan e-mel masuk dengan segera ke dalam bahasa pilihan anda, memastikan komunikasi lancar.
• Analisa: Analisis kecenderungan emosi kandungan e-mel untuk membantu anda menentukan sama ada sentimen itu positif, negatif, atau neutral.
• Mengekstrak: Ekstrak maklumat berstruktur seperti nama, tempat, tarikh dan jumlah daripada e-mel untuk membantu anda memahami data penting dalam kandungan dengan cepat.
• Kemahiran Tersuai : Cipta kemahiran anda sendiri dengan menyesuaikan gesaan peranan, gesaan arahan dan menambah pilihan tambahan untuk memenuhi keperluan pengurusan e-mel unik anda.

Kemahiran dalam Panel Penulisan (Untuk mengarang dan memperhalusi e-mel keluar)

• Karang: Gunakan bantuan AI untuk mempercepatkan proses penggubalan e-mel dengan cadangan tersuai.
• Poland: Tingkatkan draf e-mel anda secara automatik untuk tatabahasa, nada dan gaya, memastikan kemasan profesional.
• Teruskan Menulis: Biarkan AI memberikan cadangan dan pelengkapan berasaskan konteks untuk membantu anda meneruskan penulisan draf.
• Terjemahan: Terjemah draf e-mel anda dengan mudah ke dalam bahasa lain, menyediakannya untuk khalayak global.
• daftar: Semak dan betulkan kesilapan ejaan dan tatabahasa dalam e-mel untuk memastikan ketepatan bahasa.
• Mengembangkan: Kembangkan maklumat utama e-mel dan berikan penjelasan terperinci untuk kandungan yang lebih komprehensif.
• Cadangkan: Sediakan cadangan untuk penambahbaikan logik atau kandungan sensitif melalui analisis logik atau semakan kandungan.
• Kemahiran Tersuai : Cipta kemahiran anda sendiri dengan menyesuaikan gesaan peranan, gesaan arahan dan menambah pilihan tambahan untuk memenuhi keperluan pengurusan e-mel unik anda.

Mengapa Pilih Kutools AI untuk Tinjauan Anda?

Dalam dunia digital yang serba pantas hari ini, komunikasi yang berkesan adalah kunci. Kutools AI memanfaatkan teknologi AI yang canggih untuk memastikan bahawa e-mel anda bukan sahaja dibaca tetapi dirasai, difahami dan dihargai. Ini mengenai meningkatkan permainan e-mel anda dan menjadikan setiap interaksi lebih bermakna dan memberi kesan. Sama ada anda menguruskan banjir e-mel harian atau menumpukan pada satu mesej kritikal itu, Kutools AI ialah rakan kongsi strategik anda, memastikan anda kekal di hadapan dalam permainan komunikasi. Berikut adalah beberapa faedah utama Bahawa Kutools AI menawarkan:

⏰ Automasi Penjimatan Masa: Mengautomasikan tugasan e-mel rutin, seperti ringkasan e-mel dan balasan pantas, membebaskan masa anda untuk tugas yang lebih penting dan meningkatkan produktiviti keseluruhan anda.

🌐 Integrasi AI Serbaguna: Kutools AI menyokong pelbagai platform AI, termasuk OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI dan SenseNovaAI, memberikan anda kelonggaran untuk memilih model AI terbaik untuk pengurusan e-mel yang tepat dan cekap.

🖥️ Antaramuka Mesra Pengguna: Mempunyai antara muka yang intuitif dan mudah dinavigasi, menjadikannya mudah untuk pengguna dari semua peringkat teknologi untuk meningkatkan pengurusan dan komunikasi e-mel mereka.

🌓 Fungsi Dwi Mod: Kutools AI menawarkan Mod Manual and Mod Auto. Dalam Mod Auto, tugas seperti ringkasan e-mel dan balasan pantas dijana secara automatik. Beralih antara mod adalah lancar dengan satu klik, membolehkan anda menyesuaikan alat agar sesuai dengan aliran kerja anda.

💡 Kemahiran Tersuai: Tailor Kutools AI kepada keperluan pengurusan e-mel khusus anda dengan mencipta kemahiran anda sendiri. Sesuaikan gesaan peranan, gesaan arahan dan pilihan tambahan untuk memastikan AI berfungsi dengan tepat seperti yang anda inginkan, membolehkan fleksibiliti dan kecekapan maksimum dalam mengendalikan e-mel anda.

📚 Pembelajaran Sejarah E-mel: Apabila menjana balasan, Kutools AI menggunakan interaksi e-mel anda yang lalu (sebaik sahaja anda menambahkan e-mel sejarah) untuk memberikan respons yang menyedari konteks, menawarkan jawapan yang tepat berdasarkan perbincangan sebelumnya. Lama kelamaan, balasan menjadi lebih tepat dan disesuaikan dengan gaya komunikasi anda untuk interaksi yang diperibadikan.

🌍 Keupayaan Terjemahan Bahasa: Memecahkan halangan bahasa dengan model yang canggih untuk terjemahan yang tepat, menjadikan komunikasi global menjadi mudah.

⚙️ Penyepaduan Lancar dengan Outlook: Direka secara eksklusif untuk Outlook, ia meningkatkan pengalaman e-mel anda dalam persekitaran biasa, memastikan aliran kerja yang intuitif dan cekap.

✏️ Kejelasan dan Profesionalisme yang Dipertingkatkan: Menggunakan model linguistik lanjutan untuk mengoptimumkan e-mel anda, menjamin kejelasan dan profesionalisme dalam setiap mesej yang anda hantar.

🔐 Privasi dan Keselamatan yang Dipertingkatkan: Menggunakan penyulitan dan protokol keselamatan terkini untuk memastikan data e-mel anda dilindungi, memberikan anda ketenangan fikiran dalam keselamatan komunikasi anda.

Bagaimana untuk Menyediakan Kutools AI untuk Outlook untuk Kecekapan E-mel yang Dipertingkatkan?

Mengubah pengalaman e-mel anda dengan Kutools AI hanya beberapa langkah lagi. Di sini kami menunjukkan kepada anda panduan langkah demi langkah tentang cara menyediakan Kutools AI dalam Outlook anda.

Langkah 1: Pasang Kutools AI

Navigasi ke turun halaman untuk memuat turun dan memasang Kutools untuk Outlook untuk mendapatkan Kutools AI.

Langkah 2: Aktifkan Kutools AI

1. Selepas memasang Kutools untuk Outlook, pergi ke Kutools tab, dan klik AI.

2. The Panduan AI Kutools dialog muncul. Ia memperkenalkan kemahiran yang Kutools AI tawaran. Klik pada Seterusnya butang untuk meneruskan.

3. The Syarat-syarat Penggunaan akan muncul. klik Seterusnya.

4. Sekarang, anda boleh mengaktifkan Kutools AI dengan memilih satu Pembekal AI dan memasukkan yang sepadan Kunci API. Setelah selesai, klik OK.

Selepas mengklik OK, yang Kutools AI anak tetingkap muncul di sebelah kanan tetingkap Outlook, seperti yang ditunjukkan di bawah. Teruskan membaca untuk contoh cara menggunakannya!

Gunakan Kutools AI dalam Aliran Kerja Anda dengan Contoh

Ringkasan E-mel: Mengeluarkan perkara utama daripada mesej yang panjang

Anda baru sahaja membuka peti masuk anda untuk mencari e-mel panjang daripada pelanggan yang menggariskan pelbagai kemas kini dan permintaan projek. Daripada mengharungi teks yang padat, anda boleh bergantung pada Kutools AI's Ringkasan kemahiran. Semasa anda membuka e-mel, AI dengan pantas menjana ringkasan ringkas, menyerlahkan maklumat yang paling penting. Ini membolehkan anda memahami perkara utama dengan cepat dan mengutamakan langkah seterusnya, menjimatkan masa yang berharga dan memastikan anda tidak terlepas sebarang butiran penting.

1. Dalam Kutools AI anak tetingkap, pastikan anda berada dalam Panel Pembacaan.
2. Pilih e-mel yang ingin anda ringkaskan.

. Ringkasan kotak secara automatik menjana ringkasan ringkas tentang perkara utama e-mel, seperti ditunjukkan di bawah:

Balasan Pantas: Menjana balasan segera yang sedar konteks

Daripada menghabiskan masa mengarang jawapan dari awal, Kutools AI's Balas Pantas kemahiran membantu anda menganalisis konteks e-mel dan mencadangkan beberapa asas respons untuk balasan terperinci.

1. Dalam Kutools AI anak tetingkap, pastikan anda berada dalam Panel Pembacaan.
2. Pilih e-mel yang ingin anda balas. The Balas Pantas kemahiran secara automatik akan menjana beberapa asas balasan seperti yang ditunjukkan di bawah.

   

   Tips:

   • Jika anda memilih teks dalam e-mel, ia akan membalas kandungan yang dipilih. Jika tidak, ia akan membalas keseluruhan e-mel.
   • Jika tiada asas balasan yang sesuai, anda boleh klik "Tidak sesuai?" pautan dan masukkan asas yang anda inginkan.

3. Pilih salah satu asas balasan untuk menjana balasan.

4. Klik Balas butang. Respons akan dimasukkan ke dalam draf e-mel, sedia untuk anda semak, edit dan hantar.

   

Mengarang E-mel: Mencipta mesej awal dengan bimbingan AI

Apabila anda perlu membuat susulan dengan pelanggan selepas mesyuarat tetapi tidak pasti bagaimana untuk bermula, Kutools AI's Karang langkah kemahiran, menawarkan cadangan berasaskan konteks untuk membantu anda mencipta mesej anda. Sebaik sahaja anda menyediakan Kutools AI dengan perkara penting, ia mencadangkan frasa dan struktur yang disesuaikan dengan keperluan anda, membolehkan anda mendraf e-mel profesional dan jelas dengan cepat.

1. Dalam Kutools AI anak tetingkap, pastikan anda berada dalam Panel Penulisan.
2. Dalam Karang kotak, masukkan perkara utama, dan klik butang Menjana .
3. Klik Memasukkan untuk menambah draf yang dijana pada badan e-mel.

Teruskan Menulis E-mel: Mengambil tempat anda berhenti

Anda mula merangka e-mel terperinci, tetapi di tengah-tengah, anda telah terganggu dan terpaksa meninggalkannya tanpa selesai. Apabila awak kembali, Kutools AI's Teruskan Menulis kemahiran sedia untuk membantu anda menyambung semula perkara yang anda tinggalkan. AI menyemak konteks draf anda yang tidak lengkap dan memberikan cadangan untuk meneruskan dan melengkapkan mesej anda.

Kemahiran Teruskan Menulis berfungsi seperti ini: Apabila anda memulakan balasan kepada e-mel dalam Peti Masuk anda, Panel Pembacaan secara automatik bertukar kepada Panel Penulisan. Semasa anda mula merangka respons anda, Teruskan Menulis kemahiran secara automatik meneruskan draf untuk anda. Setelah kandungan dijana, klik pada Memasukkan butang untuk memasukkannya dengan cepat ke dalam draf anda.

Ubah Kutools AI kepada Pembantu Peribadi Anda

Daripada menambah dan memperibadikan kemahiran kepada membolehkan AI belajar daripada sejarah e-mel anda, anda boleh mengoptimumkan Kutools AI untuk menjadi pembantu peribadi anda. Dengan ciri ini, anda akan menerima respons yang lebih tepat, peka konteks dan mempunyai keupayaan untuk memperhalusi kemahiran AI agar sesuai dengan keperluan khusus anda.

• Peribadikan dan Tambah Kemahiran untuk Penggunaan Diperibadikan
• Balas Tukang Jahit dengan Cerapan daripada Sejarah E-mel
• Kawal Mod Manual/Auto dan Sesuaikan Keutamaan Paparan

Peribadikan dan Tambah Kemahiran untuk Penggunaan Diperibadikan

Pada bahagian bawah Kutools AI anak tetingkap, terdapat a Pengurusan Perpustakaan Kemahiran butang, yang membuka Pengurusan Perpustakaan Kemahiran kotak dialog apabila diklik.

Dalam Pengurusan Perpustakaan Kemahiran kotak dialog, anda boleh mengkonfigurasi kemahiran untuk kedua-dua Panel Pembacaan and Panel Penulisan:

1. pilih Panel Pembacaan or Panel Penulisan untuk mengurus kemahiran dalam panel itu.
2. Tandai kotak di sebelah kemahiran untuk mengaktifkannya dan memaparkannya dalam Kutools AI anak tetingkap. Nyahtanda kotak untuk melumpuhkan kemahiran dan menyembunyikannya daripada anak tetingkap.
3. Pilih kemahiran untuk menyesuaikan tetapannya, termasuk:
   • Gesaan Peranan: Mengarahkan AI untuk mengamalkan tingkah laku dan gaya tertentu.
   • Command Prompt: Mengarahkan AI untuk melaksanakan tugas tertentu.
   • Pilihan Tambahan: Membenarkan penyesuaian selanjutnya, dengan pilihan untuk menambah lebih banyak tetapan menggunakan Tambah Pilihan .
4. Tambah kemahiran baharu dengan mengklik butang Tambah Kemahiran butang untuk mencipta satu yang disesuaikan dengan keperluan khusus anda.

Balas Tukang Jahit dengan Cerapan daripada Sejarah E-mel

Balas kemahiran dalam Kutools AI menyokong pembelajaran daripada perbualan e-mel sejarah. Dengan mencipta pangkalan data tempatan yang menyimpan data e-mel yang lalu, AI boleh menganalisis komunikasi sebelumnya, meningkatkan ketepatan dan kaitan kontekstual bagi responsnya untuk balasan yang lebih tepat dan sedar konteks.

Anda boleh tambahkan e-mel sejarah secara manual pada Pembelajaran E-mel. Atau dayakan ciri penambahan automatik supaya e-mel ditambah serta-merta pada Pembelajaran E-mel selepas dihantar, membantu sistem Al untuk belajar dan menyesuaikan diri dengan lebih baik.

Tambah Manual

1. Klik Pembelajaran E-mel butang dalam Balas or Balas Pantas kotak di Kutools AI pane.

2. Klik Tambah Manual .

3. Dalam pop timbul Tambah Manual dialog, pilih e-mel yang anda ingin pelajari dan klik OK.

• Untuk memilih semua e-mel akaun, tandai kotak semak sebelum akaun.
• Untuk memilih email satu persatu, tandai kotak semak sebelum e-mel.
• Untuk memilih e-mel sebulan baru-baru ini, Klik E-mel dari Bulan Lepas link.
• Untuk memilih e-mel setahun baru-baru ini, Klik E-mel dari Tahun Lepas link.

4. Dialog muncul untuk mengingatkan anda tentang bilangan e-mel yang perlu dipelajari. klik Ya.

5. Dialog lain muncul untuk mengingatkan anda tentang bilangan e-mel yang telah berjaya dipelajari. klik OK.

Tambah Auto

Klik Pembelajaran E-mel butang dalam Balas or Balas Pantas kotak di Kutools AI anak tetingkap, dan kemudian lakukan seperti berikut.

1. Periksa Tambah Auto kotak semak.
2. Pilih akaun e-mel dengan menandakan kotak pilihan di sebelah setiap alamat, supaya e-mel yang dihantar daripadanya akan ditambahkan secara automatik pada Pembelajaran E-mel.
3. Klik Jimat .

Kawal Mod Manual/Auto dan Sesuaikan Keutamaan Paparan

Kutools AI membolehkan anda menyesuaikan operasi dan antara muka visualnya agar sesuai dengan keutamaan dan aliran kerja anda:

• Beberapa kemahiran pada mulanya ditetapkan kepada Mod Auto, manakala yang lain beroperasi di Mod Manual. Untuk bertukar antara Mod Manual dan Auto bagi kemahiran tertentu, cuma klik butang Beralih butang di penjuru kanan sebelah atas kotak kemahiran.
  

  Berikut ialah perbezaan antara kemahiran automasi dalam Panel Pembacaan dan juga Panel Penulisan:

  • Panel Bacaan: Kemahiran ditetapkan kepada Mod Auto akan dijalankan secara automatik setiap kali e-mel baharu ditukar kepada.
  • Panel Penulisan: Kemahiran dalam Mod Auto akan berjalan secara automatik apabila pemilihan dalam draf berubah, kecuali untuk kemahiran "Teruskan Menulis", yang hanya akan berjalan apabila kandungan itu sendiri berubah.
  Panduan:

  Selepas menukar kemahiran kepada Mod Manual, Klik Menjana butang untuk mendapatkan hasil. Jika teks dipilih dalam e-mel, kemahiran hanya akan memproses kandungan yang dipilih; jika tidak, ia akan memproses keseluruhan e-mel. In Mod Auto, kemahiran akan memproses keseluruhan e-mel selepas anda memilihnya. Jika anda ingin memproses hanya sebahagian daripada e-mel, serlahkan bahagian yang dikehendaki, kemudian klik pada Menjana semula ikon di sudut kiri bawah.

• Anda boleh memperibadikan paparan dengan memilih sama ada Paparan Halaman Tunggal untuk melihat semua kemahiran dalam Kutools AI anak tetingkap sekali gus, atau Paparan Bertab untuk menyusun kemahiran ke dalam tab berasingan.
  

Petua untuk Memaksimumkan Kecekapan Kutools AI

Berikut adalah beberapa petua dan cara untuk menggunakan Kutools AI dalam Outlook:

Perkara yang Boleh Anda Kawal dan Akses dengan Pantas dalam Anak Tetingkap AI Kutools

Untuk bertukar antara Panel Pembacaan and Panel Penulisan, togol Panel Membaca/Menulis . Untuk menukar antara Paparan Halaman Tunggal and Paparan Bertab, togol Paparan Halaman Tunggal/Bertab . Untuk bertukar dengan mudah antara pembekal dan model AI yang berbeza dalam anak tetingkap AI Kutools, klik butang Model AI digunakan lungsur turun dan pilih pilihan pilihan anda daripada senarai. Untuk bertukar antara Mod Manual dan Auto bagi kemahiran tertentu, cuma klik butang Beralih butang dalam kotak kemahiran itu. Jika perlu, klik pada Kembangkan kandungan butang untuk melihat kandungan penuh keputusan. Bahasa yang digunakan oleh kemahiran akan sepadan dengan tetapan Outlook anda secara lalai. Anda boleh mengubahnya dengan memilih Bahasa drop-down dalam kotak kemahiran. Dengan memperluaskan Pilihan Tambahan lungsur turun, anda boleh memilih pilihan untuk membimbing AI dalam menjana hasil yang lebih khusus. Kandungan yang dijana oleh AI mungkin tidak betul, sila pertimbangkan untuk mengesahkan maklumat penting.

Perkara yang Boleh Anda Lakukan dengan Kandungan Dijana dalam Kotak Kemahiran